Khi nhận một lô hàng bị tổn thất, người nhận hàng (người được bảo hiểm) phải thực hiện những công việc cần thiết sau.
1/ Người nhận hàng (Người được bảo hiểm) phải thông báo tổn thất (Notice of Claim) : Tại cảng dỡ hàng, khi nhận hàng với tàu, phát hiện hai dạng tổn thất : Tổn thất rõ rệt và tổn thất không rõ rệt:
• Đối với tổn thất rõ rệt (Appearant loss or damage): như hàng hoá bị đổ vỡ, hư hỏng, rách bao bì…người nhận hàng phải cùng với tàu và cảng lập Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo Outurn Report- COR) (Biên bản phải được ghi rõ ngày tháng, số B/L, số lượng hàng hoá bị hư hỏng của mỗi B/L, tính chất chung của hư hỏng và phải có chữ ký của Thuyền trưởng và gửi Thông báo tổn thất (Notice of Claim) cho người chuyên chở biết càng sớm càng tốt và trong thời gian quy định. Trong trường hợp thuyền trưởng không ký COR thì người nhận hàng phải mời một Công ty giám định lập biên bản về tình trạng của hàng hoá. Biên bản này chính là thông báo tổn thất và phải được làm trước hoặc vào lúc giao nhận hàng với tàu.
• Đối với tổn thất không rõ rệt (Non- appearant loss or damage) : (là những tổn thất thấy hoặc nghi ngờ có tổn thất bên trong kiện hàng, người nhận hàng phải thông báo tổn thất bằng cách lập một Thư dự kháng (Letter of reservation) và gửi cho Truyền trưởng hoặc Công ty Đại Lý tàu biển (VOSA) càng sớm càng tốt (thời hạn tối đa là 3 ngày kể từ ngày giao hàng)
(Ghi chú: Nếu không có thông báo tổn thất cho người chuyên chở vào lúc giao hàng hoặc trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng thì việc giao hàng được suy đoán là giao đúng như mô tả của B/L và sau này khi phát hiện tổn thất cũng không khiếu nại người chuyên chở được nữa)
• Sau đó, người nhận hàng phải thông báo tình hình tổn thất hàng hoá cho Công ty bảo hiểm hoặc đại lý của Công ty bảo hiểm (Đại lý của các Công ty bảo hiểm thông thường là các Công ty giám định)
2/ Người nhận hàng phải tiến hành mọi biện pháp có thể được để giảm nhẹ và ngăn ngừa tổn thất lây lan.
3/ Đảm bảo thực hiện quyền bảo lưu cho Công ty bảo hiểm để Công ty bảo hiểm giữ quyền khiếu nại đối với những người có liên quan trách nhiệm đến tổn thất của hàng hoá.
4/ Khi nhận được thông báo tổn thất từ người nhận hàng, Công ty bảo hiểm tự tiến hành giám định tổn thất hoặc uỷ quyền cho đại lý của mình tiến hành giám định tổn thất. Thông thường đối với lô hàng mua bảo hiểm của các Công ty bảo hiểm nước ngoài, thì các Công ty này sẽ uỷ thác cho đại lý của mình tại Việt nam – các Công ty bảo hiểm Việt Nam hoặc các Công ty giám định tiến hành giám định tổn thất. Chứng thư giám định (Certificate on damage) được cấp phải xác định rõ: Số lượng, khối lượng hàng bị tổn thất; Mức độ tổn thất; Nguyên nhân tổn thất. Trong quá trình giám định, khi cần thiết Giám định viên sẽ hướng dẫn người nhận hàng có những biện pháp nhằm hạn chế và ngăn ngừa tổn thất tiếp theo.
5/ Trên cơ sở kết quả giám định được nêu trong Chứng thư giám định.
